Hög sjukfrånvaro i många organisationer är en skam, inte bara för att ett team presterar bäst när alla är närvarande, utan också för att det medför betydande direkta och indirekta kostnader. År 2023 hade nästan 10 % av arbetstiden gått förlorad på grund av frånvaro. Denna ökning sätter nya rekord och belyser hur brådskande det är med effektiva åtgärder.

Sjukfrånvaro har också en stor inverkan på arbetsbelastningen inom organisationer. Team som redan har underbemanning på grund av brist på tillgänglig kompetens måste arbeta hårdare för att säkerställa kontinuitet och upprätthålla kundnöjdhet. Detta kan leda till en ond cirkel där hög arbetsbelastning bidrar till ännu mer frånvaro.

Talangbristen

Talangbristen förvärrar bara problemet. Med vakanser som inte tillsätts under längre och längre perioder är många team strukturellt underbemannade. Som ett resultat av detta blir det allt svårare, om inte omöjligt, att hitta ersättare för långtidssjuka medarbetare. Detta sätter ännu större press på kvarvarande teammedlemmar och ökar behovet av att organisationer utvecklar en stark och samarbetsinriktad frånvaropolicy.

I detta sammanhang presenterar Mensura och Otherside at Work, med sin innovativa mjukvarulösning Xpert Suite, ett sätt för arbetsgivare att arbeta tillsammans som ett team för att utveckla en effektiv strategi för frånvaro. Genom att sammanföra alla inblandade parter - arbetsgivare, HR och chefer - syftar denna strategi till att få och behålla anställda i Belgien friska och vitala på jobbet.

Bart Teuwen

Bart Teuwen, general manager Certimed och ansvarig för frånvaroerbjudandet inom Mensura: "I många organisationer är arbetsbelastningen för de anställda hög, delvis på grund av skyhög frånvaro. Med mer än 500 000 belgare som lider av långtidsfrånvaro är det nödvändigt att vidta åtgärder. Kostnaden för frånvaro för vår regering är motsvarande hög. Enbart i förmåner och oinbetalda skatter uppgår notan till över 21 miljarder euro. För att inte tala om de hallucinatoriska situationerna på arbetsplatsen. Till exempel har media redan gått förbi avdelningar på vårdinrättningar och daghem som tillfälligt måste stänga sina dörrar på grund av för många frånvarande."

Hög tid att verkligen ta tag i frånvaron med en positiv frånvarostrategi

En tydlig vision är utgångspunkten för varje framgångsrik frånvarostrategi. Varför anser du att hälsa och välbefinnande är viktigt på din arbetsplats? Vilka är rollerna och ansvarsområdena för alla inblandade? Hur ska ni arbeta förebyggande rent konkret? Och hur är det med anpassat arbete?

Den visionen översätter man sedan till mål och åtgärder. Du sätter också parametrar - frånvaroprocent, nollfrånvaro, frånvarofrekvens etc. - för att följa upp effekterna av dina insatser. Satsa på genomförbarhet, men se till att vara tillräckligt ambitiös.

Tillit och tydliga avtal går hand i hand och utgör grunden för en varm affärsrelation mellan arbetsgivare och anställd. Visa ett genuint intresse för dina medarbetares välbefinnande. Inte bara under sjukdom, förresten, utan också när alla bara är på sin post.

En innovativ lösning genom att gå samman

"Från Mensura har vi i flera år erbjudit arbetsgivare stöd i att formulera och utarbeta en positiv frånvaropolicy, utbilda chefer och andra berörda i intervjuteknik, frånvarotal och lagstiftning samt implementera optimal frånvarostyrning. Detta har lett till synliga resultat. Men vi såg också ett behov från Mensura av bättre försäkran, övervakning, stöd och insikt i genomförandet av frånvarorådgivning", säger Bart Teuwen.

"Genom min mångåriga erfarenhet som företagsläkare hos våra grannar i norr hade jag erfarenhet av Otherside at Work. De är marknadsledande i Nederländerna när det gäller programvara som styr hållbar anställningsbarhet och frånvaro för mer än 2 miljoner anställda. Tillsammans började vi prata om hur vi skulle kunna förverkliga en lösning för belgiska arbetsgivare. En lösning som gör det möjligt för arbetsgivarna att verkligen förankra sin frånvaropolicy och sina processer i organisationen. Med vilken det kontinuerligt kan övervakas om implementeringen är i linje med policyn och med vilken chefer, HR och anställda stöds för att arbeta tillsammans om frånvaro från en varm affärsrelation."

Diederik Benders, VD och grundare av Otherside at Work inspirerades av Bart Teuwens fråga: "I Nederländerna har lagstiftningen gjort frånvaro till en fråga som arbetsgivarna har arbetat mycket hårt med i mer än 20 år. De ekonomiska konsekvenserna av frånvaro är oöverträffade för arbetsgivarna i Nederländerna. Detta är mycket annorlunda i Belgien. Men vi har en sak gemensamt: i slutändan handlar det om att medarbetarna ska kunna och vilja hålla sig friska, vitala och trivas på jobbet. Att arbetsgivare kan vara framgångsrika och att de anställda som är på jobbet inte upplever onödigt arbetstryck för att för många kollegor har hoppat av på grund av sjukfrånvaro."

Att arbetsgivare kan vara framgångsrika och att de anställda som är på jobbet inte upplever onödigt arbetstryck för att för många kollegor har hoppat av på grund av sjukfrånvaro.

"Vår programvara var redan lämplig för de centrala aspekterna av frånvarohantering och hållbar anställningsbarhet. Med vår erfarenhet i Nederländerna för alla större myndigheter och hundratals leverantörer av företagstjänster, detaljhandelsföretag, vård- och utbildningsinstitutioner och olika andra arbetsgivare har vi 20 års erfarenhet av att stödja en integrerad frånvarostrategi i en mycket säker mjukvaruapplikation. Under det senaste året har vi arbetat intensivt med Mensura för att ta fram en lösning som verkligen passar den belgiska marknaden. Efter omfattande tester har vi nu anslutit den första gruppen av arbetsgivare, med flera tusen anställda, till Xpert Suite för Belgien", säger Diederik Benders.

Bart Teuwen: "Genom samarbetet mellan Mensura och Otherside at Work kan vi nu verkligen erbjuda en lösning där arbetsgivare får stöd i att formulera policy, översätta den till implementeringsprocesser, säkra dessa processer samt mäta och utvärdera effekterna av denna policy."

Ambitioner och teknik

"Det finns en stor ambition att få kontroll över frånvaron i Belgien och att få anställda som arbetar som 'glada proffs' genom en positiv frånvaropolicy. Tekniken i Xpert Suite kan verkligen aktivt bidra till detta: genom mer intensiv interaktion mellan anställd, chef och HR, är frånvarovägledning bättre kopplad till den anställde. Med interaktiva frågeformulär och datadrivna processer säkerställer vi att medarbetare i behov av intensiv rådgivning identifieras i tid så att rätt hjälp kan ges", säger Diederik Benders.

Bart Teuwen: "Mensuras kunskap och expertis är inbyggd i dessa processer. Så det är verkligen en kombination av många års expertis inom området frånvaro i Belgien och teknik inom detta område. Vi kan därför tala om ett 'laserfokus' på frånvaro och hållbar anställningsbarhet för anställda i Belgien. Med samarbetet har vi kombinerat en enorm mängd expertis när det gäller kunskap, tjänster och teknik, med vilken vi kan göra skillnad för arbetsgivare och anställda i Belgien."

Vad innebär detta konkret?

Vårt tjänsteerbjudande bestod redan av några mycket konkreta möjligheter:

• Skräddarsydd vägledning för en effektiv frånvaropolicy
• Utbildningserbjudande för frånvaro
• Inspirationsmöten

Med detta samarbete kommer möjligheten att säkra frånvaropolicyn med programvara och tjänster:

• Xpert Suite Teamflows: innovativ programvara till vilken Mensura har bidragit med sin kunskap om intelligenta processer för frånvarohantering
  
  
• Xpert Suite Teamflows Case Management: Mensuras XS-mjukvara kompletterad med Mensuras case managers som stödjer arbetsgivare i implementeringen av frånvarohantering

• Xpert Suite Otherside: programvaran Otherside at Work, lämplig för Belgien, som gör det möjligt för arbetsgivare att självständigt implementera anpassade processer.
  
  

Mer information? Kontakta Frans Prop (+32 494 04 42 01) eller Lode Mandervelt (+32 474 97 91 14).

Om Mensura

Mensura är en extern tjänst för förebyggande och skydd på arbetsplatsen i Belgien. Mensura inspirerar och hjälper arbetsgivare att hålla anställda bättre, längre och friskare anställningsbara. Som specialist inom detta område tillhandahåller Mensura skräddarsydda råd, lösningar och tjänster. På så sätt går de utöver det strikt juridiska.

Om Otherside på jobbet

Sedan 2003 har vi arbetat med Xpert Suite med ett passionerat och oberoende team. Vi tillhandahåller inte standardsupport, men vi arbetar i partnerskap med dig. För tillsammans skapar vi den bästa versionen av Xpert Suite. Och lyfter din frånvaropolicy till nya höjder. Med ett enda mål i åtanke: nöjda medarbetare.